Hi GO-TROOPS!
Apa kalian pernah merasa lelah dalam hal bekerja? Seperti kalian memiliki banyak hal yang harus dikerjakan, tapi kalian tidak memiliki waktu? Mungkin kalian merasa bahwa 24 jam tidak cukup dalam sehari? Atau kalian merasa diberi banyak pekerjaan tetapi tidak bisa menyelesaikan satupun? Mungkin pengalaman kalian sama seperti apa yang saya rasakan. Nyatanya, kadang kita merasa lelah bukan karena kita tidak menyukai pekerjaan kita tetapi karena kita tidak mengerti bagaimana memprioritaskan pekerjaan kita. Ya, sebagian kita berpikir bahwa kita tahu cara memprioritaskan pekerjaan, nyatanya tidak.
Minggu lalu saya berkesampatan untuk one-on-one dengan salah satu SVP People and Culture, Mba Ika, tentang bagaimana ia mengatur waktu pekerjaannya. Saya juga menanyakan seseorang dari tim riset UX mengenai prioritasnya. Dan ternyata, setiap harinya kita selalu dihadapkan oleh pertanyaan. Dan dari sana saya belajar, bahwa ada 2 hal yang harus dipelajari dalam hal prioritas.
Mengetahui Tujuan
Sebelum kita memutuskan pekerjaan apa yang akan menjadi prioritas kita, kita harus tahu dulu apa tujuan pekerjaan kita. Mungkin terdengan klise, tapi masih ada sebagian orang yang belum mengetahui apa ‘pekerjaan’ mereka. Bahkan lebih parahnya, mereka hanya mengerjakan pekerjaan yang sama setiap harinya.
Bukankah penting bagi kita untuk mengetahui apa yang kita harapkan dari pekerjaan kita? Apa manfaat kita dalam mengerjakan pekerjaan? Bagaimana mereka mempengaruhi satu sama lain? Ketika saya tahu peran saya seperti apa, ini akan memudahkan saya untuk menulis apa saja yang harus saya kerjakan, dan disaat yang sama saat saya bosan, saya sadar apa yang harus saya kerjakaan dalam hal yang lebih besar.
Matriks Prioritas
Setelah kita mengetahui apa tujuan kita bekerja dan apa yang harus kita lakukan, kita bisa memulainya dengan matriks prioritas. Hal ini sangat berguna karena bisa membantu kita untuk memenuhi pekerjaan apa saja yang harus kita lakukan.
Source: Stephen Covey – Prioritize and Time Management
Berdasarkan buku Stephen Covey, The Seven Habits of Highly Effective People, Priority matriks dibagi menjadi 4 Kuadran.
Kuadran I: Mendesak dan Penting.
Contohnya, setelah kita menulis apa saja yang harus dikerjaan namun tiba-tiba atasan kita menyiapkan suatu presentasi untuk calon partner yang besar yang agenda rapatnya dirubah menjadi besok. Bekerja dalam kuadran ini sangat melelahkan. Jika kita menjadikan semua pekerjaan penting dan mendesak secara bersamaan. Kebiasaan ini bisa menguras energi kita. Pertanyaan besar yang harus ditanyakan pada diri kita: Apakah kita akan menyelesaikan semua pekerjaan hari ini? Semoga kita hanya memberikan 20% waktu kita untuk kuadran ini.
Kuadran 2: Tidak Mendesak – Penting
Kuadran ini adalah kuadran yang cukup ideal. Karena meski hasilnya tidak bisa terlihat secara langsung,, namun kita tetap harus meluangkan waktu untuk mengerjakan ini.
Contohya, kita harus bertanya pada diri kita sendiri. Pekerjaan apa saja yang masuk dalam kuadran 2. Misalnya menulis artikel newsletter ini. Saya tidak boleh terbiasa lagi menjadi seorang deadliners. Kita harus meluangkan waktu untuk pekerjaan yang biasa kita lakukan.
Kuadran 3: Mendesak – Tidak Penting
Hal ini adalah adalah kuadran yang terlihat mendesak untuk dikerjakan, namun sebenarnya ketika kita sadah, hal ini hanya membuang waktu saja. Contoh yang paling mendekati adalah saat kita diundang meeting yang sebenarnya tidak terlalu membutuhkan peran kita. Tidak ada pelajaran ataupun nilai tambah yang bisa kita dapat. Untuk kasus seperti ini, kita harus bisa mendelegasikan pekerjaan kita terhadap orang lain.
Cobalah untuk meminimalisir pekerjaan di kuadran ini.
Kuadran 4: Tidak Mendesak – Tidak Penting
Terakhir, coba cari tahu pekerjaan apa saja yang tidak penting dan tidak mendesak. Pikirkan apa saja hal yang biasa kita lakukan namun sebenarnya tidak terlalu penting. Hal-hal seperti ini tidak masalah untuk kita hapus. Karena terkadang kita tidak membutuhkan pekerjaan ini. Contohnya seperti bergosip, mengecek sosial media berlebih. Kadang memang bisa membantu pekerjaan kita, namun kadang, hal-hal seperti ini hanya akan menguras energi kita.
Sebagian dari kita mungkin pernah belajar mengenai matriks prioritas ini, namun kita lupa bagaimana menggunakannya. Jadi, ini saat yang baik untuk merefleksikan kepada diri kita.