Ada kalanya kamu harus mengirim dokumen penting. Sebuah dokumen pribadi milikmu atau surat penting milik perusahaan yang harus sampai dengan selamat tanpa ada cacat. Apa pun itu kamu harus melakukannya dengan hati-hati.
Enaknya, sudah banyak layanan yang memudahkan kamu untuk mengirim berbagai jenis dokumen. Memang semua dokumen penting, tapi ada beberapa jenis dokumen yang level pentingnya di atas dokumen yang lainnya. Sebelum kamu lihat tips mengirimnya, simak dulu beberapa jenis dokumen penting yang harus hati-hati waktu mengirimnya, ya!
1. Surat yang menyertakan data pribadi
Dokumen ini mulai dari KTP, SIM, KK, paspor, dan surat lain yang menyertakan data diri lengkap. Biarpun hanya berupa fotokopi, dokumen ini tetap penting dan harus dijaga kerahasiaannya.
2. Dokumen perusahaan
Semua yang datang dari perusahaan bisa jadi sifatnya rahasia. Kamu tidak boleh memberikan data apa pun kepada orang lain dari dalam dokumen tersebut dan benar-benar digunakan untuk kebutuhan perusahaan
3. Buku rekening bank
Buku ini dikeluarkan oleh bank untuk pemilik rekening bank, tapi sering tertinggal dan akhirnya harus dikirim melalui jasa pengiriman. Namun, semua yang ada di dalamnya bersifat rahasia karena menyangkut nilai uang.
4. Invoice
Dokumen yang satu ini selalu digunakan dalam jual-beli dan masih banyak yang menggunakan jasa pengiriman untuk mengantarkannya.
Jika memang membawa dokumen-dokumen di atas, kamu perlu ekstra hati-hati. Kalau bisa, bawa tas khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Bisa juga ikuti tips mengantar dokumen penting di bawah ini.
Sebaiknya kamu tidak membuka dokumen itu hingga terlihat langsung dari luar, ya. Berikut tips mengirim dokumen penting menggunakan jasa pengiriman.
1. Tulis alamat penerima dengan lengkap dan jelas
Dokumen penting harus sampai kepada penerima dengan tepat. Karena itu, kamu harus menulis nama lengkap dan alamat penerima dengan jelas. Jika dia berada dalam sebuah perusahaan, tulis juga nama perusahaannya di sana.
Tambahkan tanda "Dokumen Penting" supaya tidak ada tangan jahil yang mencoba membukanya. Jadi, dokumen tersebut benar-benar sampai di tangan penerima sebelum benar-benar dibuka.
2. Simpan dalam amplop tak tembus dan tersegel
Karena dokumen yang ada di dalamnya penting, pastikan tidak ada yang bisa melihatnya sampai dokumen itu sampai ke tangan yang bersangkutan. Pilih juga amplop dengan segel atau perekat untuk menjaga dokumen di dalamnya tetap aman.
Pastikan dokumen yang akan dikirim benar-benar terjaga keamanannya. Dengan begitu, penerima dapat percaya kamu membuat kerahasiaan data di dalamnya benar-benar terjaga sampai tiba di tangannya.
3. Pakai pengaman supaya tidak terlipat
Dokumen penting memang harus terlihat sempurna. Kamu tidak boleh melipatnya untuk urusan kepraktisan. Dalam hal kirim-mengirim, hal ini juga wajib dipraktikkan. Kalau cuma amplop saja, mungkin dokumen penting akan terlipat saat dikirim. Baiknya, tambahkan karton atau plastik tebal di dalam amplop untuk menjaga dokumen di dalamnya.
Jika memang perlu, masukkan saja dokumen tersebut ke dalam kardus kecil seukuran dokumen tersebut. Lalu, tambahkan potongan kertas untuk membuatnya lebih padat dan tidak bergeser-geser saat dibawa. Kamu berkewajiban untuk mengingatkan orang yang mengirim untuk hati-hati membawanya, ya!
4. Pakai Plastik saat Hujan
Hujan bisa jadi kendala saat mengantar dokumen penting. Selain air hujan, kurir pun bisa terkena cipratan lumpur dari pengendara lainnya. Air dan lumpur tersebut mungkin saja masuk ke dalam tas dan mengenai dokumen penting di dalamnya.
Jangan sampai dokumen penting rusak karena kehujanan, ya. Kamu bisa melindunginya dengan menambahkan plastik di bagian luar dokumen. Ingatkan juga supaya orang yang mengantarkan dokumen untuk berteduh saat hujan semakin deras. Sebaiknya tidak memaksakan menerobos hujan hanya untuk cepat sampai.
5. Manfaatkan layanan Gosend
GoSend sudah dijamin aman untuk mengirim paket atau dokumen sampai ke tujuan. Layanan dari Gojek ini pun memiliki tarif yang jelas dan dapat diandalkan untuk jasa pengantaran. GoSend memiliki 2 jenis pengiriman, yaitu Instan yang bisa sampai dalam waktu cepat (1 – 2 jam) dan Same Day untuk tiba di hari yang sama (6 – 8 jam).
Serahkan saja urusan pengiriman barang kamu dengan GoSend karena sudah pasti terjamin keamanannya!